Klachtenregeling Integriteit Raden van Bestuur, Toezicht en Rechthebbenden

Klachten over integriteit (Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en Raad van Rechthebbenden) 

Mocht u een klacht hebben met betrekking tot integriteit van de Raad van Bestuur, de Raad van Toezicht, de Raad van Rechthebbenden of een lid hiervan, dan kunt u deze door middel van onderstaande procedure indienen. Dit is een informele klachtenregeling in afwachting van een sector brede klachtenregeling van Voice. In afwachting van deze sector brede klachtenregeling zal Buma/Stemra aanhaken bij de gebruikelijke escalatiemethoden. Deze werkt als volgt.

Wie kan er een klacht indienen?

Iedere direct belanghebbende kan een klacht indienen. Een direct belanghebbende is een deelnemer van Buma/Stemra (met of zonder stemrecht), een lid van de Raad van Rechthebbenden, een lid van de Raad van Toezicht of een lid van de Raad van Bestuur.

Klacht over (een lid) van de Raad van Bestuur

Een direct belanghebbende van Buma/Stemra kan zich met een klacht over (een zittend lid van) het Bestuur wenden tot de voorzitter van de Raad van Toezicht. Het moet dan gaan over een aanmerkelijke schending door het Bestuur(slid) van de normen die voor het Bestuur(slid) gelden. Denk daarbij aan de bestuurlijke normen in het Reglement Raad van Bestuur en in andere door Buma/Stemra onderschreven codes, zoals de Governance Code van Voice resp. Governance Code Cultuur 2014.

Uw onderbouwde klacht kunt u per brief richten ‘aan de voorzitter van de Raad van Toezicht van Buma/Stemra’, Postbus 3080, 2130 KB Hoofddorp. U kunt uw onderbouwde klacht ook per email sturen naar het emailadres van het bestuurssecretariaat: bestuurssecretariaat@bumastemra.nl. De voorzitter van de Raad van Toezicht zal de klacht in behandeling nemen, een bericht van ontvangst sturen en binnen 2 weken een reactie aan u terugsturen over de ontvankelijkheid van uw klacht. Indien uw klacht ontvankelijk wordt verklaard, zal de voorzitter van de Raad van Toezicht op basis van hoor en wederhoor de klacht in behandeling nemen. De voorzitter van de Raad van Toezicht dient ernaar te streven de klacht binnen 6 weken na ontvankelijkheid te hebben afgehandeld.

Klacht over (een lid) van de Raad van Toezicht

Een direct belanghebbende van Buma/Stemra kan zich met een klacht over (een zittend lid van) de Raad van Toezicht wenden tot de ALV/VVA van Buma/Stemra. Het moet dan gaan over een aanmerkelijke schending van de normen die voor (het lid van) de RvT gelden. Denk daarbij aan de voor toezichthouders geldende normen in het Reglement RvT en in andere door Buma/Stemra onderschreven codes, zoals de Governance Code van Voice resp. Governance Code Cultuur 2014.

Uw onderbouwde klacht kunt u per brief richten ‘aan de ALV/VVA van Buma/Stemra’, Postbus 3080, 2130 KB Hoofddorp. U kunt uw onderbouwde klacht ook per email sturen naar het emailadres van het bestuurssecretariaat: bestuurssecretariaat@bumastemra.nl. De voorzitter van de Raad van Bestuur, tezamen met de voorzitter van de Raad van Rechthebbenden zullen de klacht in behandeling nemen, een bericht van ontvangst sturen en binnen 2 weken een reactie aan u terugsturen over de ontvankelijkheid van uw klacht. Indien uw klacht ontvankelijk wordt verklaard, zullen de voorzitters op basis van hoor en wederhoor de klacht in behandeling nemen. Handhaaft de klager vervolgens zijn/haar klacht, dan zal de ontvankelijk verklaarde klacht op de eerst volgende ALV/VVA van Buma/Stemra worden geagendeerd. De klager dient daarbij aan te geven welk besluit hij/zij van de ALV/VVA verwacht. Houdt u er rekening mee dat er slechts eenmaal per jaar een ALV/VVA is.

Klacht over (een lid) van de Raad van Rechthebbenden

Een direct belanghebbende van Buma/Stemra kan zich met een klacht over (een zittend lid van) de Raad van Rechthebbenden wenden tot de ALV/VVA van Buma/Stemra. Het moet dan gaan om een aanmerkelijke schending van de normen die voor (het lid van) de RvR gelden. Denk daarbij aan de geldende normen in het Reglement RvR en in andere door Buma/Stemra onderschreven codes, zoals de Governance code van Voice resp. Governance Code Cultuur 2014.

Uw onderbouwde klacht kunt u per brief richten ‘aan de ALV/VVA van Buma/Stemra’, Postbus 3080, 2130 KB Hoofddorp. U kunt uw onderbouwde klacht ook per email sturen naar het emailadres van het bestuurssecretariaat: bestuurssecretariaat@bumastemra.nl. De voorzitter van de Raad van Bestuur, tezamen met de voorzitter van de Raad van Toezicht zullen de klacht in behandeling nemen, een bericht van ontvangst sturen en binnen 2 weken een reactie aan u terugsturen over de ontvankelijkheid van uw klacht. Indien uw klacht ontvankelijk wordt verklaard, zullen de voorzitters op basis van hoor en wederhoor de klacht in behandeling nemen. Handhaaft de klager vervolgens zijn/haar klacht, dan zal de ontvankelijk verklaarde klacht op de eerst volgende ALV/VVA van Buma/Stemra worden geagendeerd. De klager dient daarbij aan te geven welk besluit hij/zij van de ALV/VVA verwacht. Houdt u er rekening mee dat er slechts eenmaal per jaar een ALV/VVA is.

Ontvankelijkheid klacht  

Wij verzoeken u in uw klachtomschrijving een duidelijke uiteenzetting van de klacht op te nemen, over wie het gaat, met vermelding van de geschonden norm(en) en vergezeld met duidelijke feiten en bewijsstukken omtrent de (vermeende) schending. Indien een duidelijk onderbouwde klachtenomschrijving ontbreekt, wordt de klacht niet in behandeling genomen. De klager krijgt vervolgens twee weken de tijd zijn/haar klacht beter te onderbouwen.

Let u erop dat bij indiening de klacht alleen betrekking kan hebben op zittende leden van het Bestuur, Raad van Toezicht of Raad van Rechthebbenden.

Klachten die in behandeling zijn, dan wel zijn geweest bij de Geschillencommissie van Buma/Stemra zijn uitgesloten van behandeling.

 

16 november 2020