In de praktijk kan het voorkomen dat auteurs en uitgevers een uitzondering willen maken op het standaard exploitatiecontract. Daar zijn een aantal mogelijkheden voor die hieronder uitgelegd worden.

Uitzonderingen op uw exploitatiecontract

Wanneer u besluit uw exploitatierechten voor een bepaald werelddeel of land onder te brengen bij een zusterorganisatie, kunt u uw exploitatiecontract met Buma en/of Stemra laten wijzigen. Voorbeeld: U wilt zich in de Verenigde Staten aansluiten bij een auteursrechtenorganisatie voor alleen het gebied Verenigde Staten, maar u wilt voor de rest van de wereld lid blijven bij Buma/Stemra. U kunt dan contact met ons opnemen voor het opstellen van een nieuw exploitatiecontract waarin de Verenigde Staten worden uitgezonderd. Het gewijzigde contract zal dan – met inachtneming van de opzegtermijn per 1 januari van het volgende jaar ingaan. Vanaf die datum kunt u zich aansluiten bij de auteursrechtenorganisatie in de Verenigde Staten waarbij u aangeeft dat uw lidmaatschap alleen geldt voor dat land.

Voor alle overige uitzonderingen op uw exploitatiecontract kunt u een schriftelijk verzoek richten aan de directie van Buma/Stemra.

Creative Commons

Dankzij een samenwerking tussen Buma/Stemra en Creative Commons is het mogelijk om voor promotionele doeleinden uw werken te verspreiden zonder dat Buma/Stemra hiervoor factureert.

Stel, u sluit een exploitatiecontract met Buma/Stemra omdat u wilt dat er voor het gebruik van uw muziek op bijvoorbeeld de radio of wanneer deze op cd verschijnt, betaald wordt. Maar u wilt ook wel eens wat van uw materiaal aan mensen laten horen, zonder dat hier meteen geld voor betaald moet worden.

Dit is mogelijk geworden door de samenwerking tussen Buma/Stemra en Creative Commons Nederland waarbij de makers van muziekwerken de mogelijkheid worden geboden om naast commerciële exploitatie via Buma/Stemra, voor promotionele doeleinden niet-commerciële exploitatie van hun werken via Creative Commons te regelen. Met andere woorden: het is dus mogelijk dat u voor promotionele doeleinden, dus zonder dat er op de één of andere manier geld aan wordt verdiend, uw muziekwerken kunt verspreiden zonder dat Buma/Stemra hiervoor factureert. En dat op het moment dat een gebruiker het oppikt zoals een platenmaatschappij, een omroep of een kroeg, er wel gewoon voor betaald wordt.

Maatwerk en meer keuzevrijheid dus. Zo kan een deelnemer van Buma Stemra er voor kiezen om voor niet-commercieel gebruik van bepaalde werken geen vergoeding meer te vragen. Ook kan een tekstschrijver of componist die tot nu toe zijn werk alleen onder niet-commerciële Creative Commons licenties uitbracht, ervoor kiezen om lid te worden van Buma/Stemra en zo het innen van vergoedingen voor het commercieel gebruik van zijn werken over te dragen aan Buma/Stemra. In alle gevallen zal commercieel gebruik via Buma/Stemra blijven lopen. Via deze link op onze website leest u precies aan welke voorwaarden moet worden voldaan.

Eigen muziek op uw eigen website

Als deelnemer van Buma/Stemra kunt u uw eigen muziek vrij op uw eigen website ter promotie streamen. Als extra service kunnen wij dit snel en gemakkelijk voor u regelen. Het enige dat u hoeft te doen is de licentieovereenkomst Eigen Website, Eigen Muziekwerken in te vullen en aan ons te retourneren. De licentie kost u helemaal niks!

Door deze licentie af te sluiten, voorkomt u dat u benaderd wordt voor het afsluiten van een betaalde licentie. Buma/Stemra kan namelijk niet altijd direct op een website zien wie de rechthebbende van een muziekwerk is.

Hebben meerdere componisten/tekstdichters meegewerkt aan deze muziek en/of is een uitgeverij ook rechthebbende van uw stuk? Stuur ons dan een brief waarin de overige rechthebbenden toestemming geven voor het ter promotie aanbieden van het muziekwerk op uw eigen website. Voor meer informatie over de voorwaarden, verwijs ik u graag naar de overeenkomst.

Heeft u na het lezen van de overeenkomst nog vragen? Neem dan gerust contact op met onze afdeling Digital op telefoonnummer 023-7997858 of stuur een e-mail naar digital@bumastemra.nl.

The post Mogelijkheden van flexibel beheer appeared first on Buma/Stemra.

Veel kinderdagverblijven maken gebruik van muziek om de kinderen te amuseren. De makers van dit repertoire krijgen een  vergoeding over het gebruik van hun muziek. Het is in het belang van de auteur dat u opgeeft welke cd’s u heeft gedraaid in 2012, zodat Buma/Stemra de vergoeding nauwkeurig kunnen uitkeren.

Wij verzoeken u vóór 24 mei 2013 opgave te doen van de titels van de gedraaide cd’s in 2012.

U kunt met uw unieke inlogcode die in uw brief vermeld staat gemakkelijk en snel opgave doen voor gebruikte cd’s in 2012. Heeft u geen cd’s gebruikt of bent u niet actief geweest als kinderdagverblijf, dan kunt u dat ook via de website van Millward Brown aangeven.

Klikt u hier voor een overzicht van de meest gestelde vragen.

Staat uw vraag er niet bij? Dan kunt u deze e-mailen naar onderzoek@millwardbrown.nl. Vermeld dan wel de naam van kinderdagverblijf en uw inlogcode zodat wij u optimaal kunnen helpen.

Wij danken u bij voorbaat hartelijk voor uw medewerking.

The post Opgave repertoire Kinderdagverblijven appeared first on Buma/Stemra.

Indien de muziek echter later uitgevoerd of openbaar gemaakt wordt zonder gelijktijdig te worden vertoond, is er meestal sprake van klein recht en kan Buma/Stemra wél incasseren. Denk bijvoorbeeld aan uitzending op de radio of vastlegging op CD.

Ook bestaande muziek die niet speciaal voor een voorstelling is geschreven, maar pas later in een groot recht productie wordt gebruikt valt onder klein recht, welk Buma/Stemra voor haar rechthebbenden incasseert. Het is daarom van belang om óók werken die voor een groot recht productie zijn geschreven aan te melden! Indien u zelf een contract heeft gesloten met een producent voor een groot recht productie willen wij u vriendelijk verzoeken dit aan ons doorgeven, zodat we niet onnodig de producent benaderen voor de incasso.

Lees meer

The post Groot recht appeared first on Buma/Stemra.

Wij hebben de bijeenkomst als zeer positief ervaren. De opzet van de Town Hall Meetings, die bewust kleiner is dan die van bijvoorbeeld de ledenvergadering, maakt de gesprekken een stuk informeler en toegankelijker. Onze aanwezige aangeslotenen waren enthousiast over dit nieuwe initiatief, dat is opgezet om de afstand tussen het bestuur van Buma/Stemra en de aangeslotenen letterlijk en figuurlijk te verkleinen.

Binnenkort volgt per extra nieuwsbrief een uitgebreider verslag van de bijeenkomst. In het Buma Stemra Magazine van december, wordt uitgebreid teruggeblikt op de meetings die tot dan toe hebben plaatsgevonden.

Tot en met juni 2013 vinden maandelijks Town Hall Meetings plaats, verspreid door het land. Wij nodigen u van harte uit daarbij aanwezig te zijn

The post Town Hall Meetings appeared first on Buma/Stemra.

The post We zoeken leden die de nieuwe portal willen testen appeared first on Buma/Stemra.

U komt hiervoor in aanmerking door een aanmeldingsformulier in te vullen. Met deze formulieren moeten de nodige “bewijsstukken”, zoals advertenties, recensies of flyers worden meegestuurd. Bewaar deze daarom zorgvuldig.

De eerstvolgende Ascap Awards worden toegekend over periode 1 oktober 2011 tot en met 30 september 2012. Wanneer u zich voor eerdere edities heeft aangemeld, ontvangt u het aanmeldingsformulier eind mei 2012 vanzelf. Meldt u zich dit jaar voor het eerst aan? Dan kunt u het formulier aanvragen bij de afdeling Service rechthebbenden, 023-799 78 89. Dit formulier moet uiterlijk 10 januari 2013 in ons bezit zijn.

The post Ascap Award appeared first on Buma/Stemra.

Een werk krijgt in principe pas een actieve status als er een bepaalde mate van muziekgebruik wordt geregistreerd en/of er een vergoeding voor het werk uitgekeerd gaat worden. Pas dan zal het werk namelijk voorzien worden van een copyrightverdeling. Een actief werk betekent dus dat bij een werk de copyright is aangemaakt. Als een werk nog niet actief is, dan wil dat dus niet zeggen dat de registratie of verwerking niet goed is gegaan.

Mocht u een bepaald eigen werk niet kunnen vinden op deze Titelcatalogus, controleer dan s.v.p. uw eigen registraties op de Portal. Of neem contact op met onze afdeling Ledenservice:

T. 023 – 799 7889
E. info@bumastemra.nl

The post Gebruik van de Titelcatalogus appeared first on Buma/Stemra.

 1.Voorgeschiedenis

Het voortraject dat tot dit voorstel heeft geleid, is gestart met een bestuursvergadering op 6  april 2011, en de daaruit ontwikkelde stand van zaken is gematerialiseerd in de notitie en presentatie van extern adviseur Rienk Goodijk zoals besproken op de hearing van 14 december 2011 (advies Rienk Goodijk d.d. 14 december 2011, powerpoint presentatie en verslag hearing, zie de stukken die sinds 2 februari 2012 op de portal staan).

2.Samenvatting voorstel aan de Algemene Leden Vergadering (ALV)

Het Buma/Stemra bestuur stelt kort samengevat voor:

• ·         handhaving van de keuze voor het bestuur-directiemodel (bestuursbesluit van 6 juli 2011)
• ·         gecombineerd met een ingrijpende verkleining van het bestuur  
• ·         en ingebed in een aantal organisatorische ingrepen van kwalitatieve aard, waaronder
  • o     Onafhankelijke bestuursvoorzitter Buma/Stemra
  • o     Invoering van het Kwaliteitsmodel, ontwikkeld door het Instituut Nederlandse Kwaliteit, waaronder externe controle mechanismen via een systeem van in- en externe audits en evaluaties
  • o    Reorganisatie van het proces van beleidsvoorbereiding en besluitvorming middels instelling van een ledenraad met beleidsvoorbereidende en adviserende bevoegdheden.
  • o    Zoveel mogelijk organisatorische scheiding van participatie vanuit belangen en integrale bestuurlijke verantwoordelijkheid.
  • o     Participatie van leden in commissies,tezamen met bestuursleden en leden ledenraad.
  • o     Invoering van een bestuurlijke gedragscode, waaronder een integriteitscode,

3.Pakket voorstellen en randvoorwaarden

a.Ingrijpende organisatorische maatregelen

Uitgangspunt is dat er onder de rechthebbenden draagvlak wordt ervaren voor een ingrijpende bestuursverkleining waarbij de speerpunten ‘onafhankelijkheid’ en ‘externe besturing’  en ‘controle’  gestalte krijgen via een aantal bijkomende kwalitatieve voorwaarden zoals:

• ·         Externe visitatie bestuurstructuur en besluitvormingsprocessen
• ·         Interne bestuurlijk evaluatie bestuurstructuur en besluitvormingsprocessen
• ·         Evaluatie in de ALV van mei 2014 en besluitvorming ontwikkeling bestuursmodel.
• ·         Profielschetsen
• ·         Ledenraad (LR) instellen

Het gaat hierbij om een pakket aan ingrijpende organisatorische maatregelen om de transparantie en controleerbaarheid van de besturings- en besluitvormingsprocessen te versterken. Dat vertaalt zich in o.a.:

• ·         Kwaliteitscontroles (denk aan het INK model, Instituut Nederlandse Kwaliteit).
• ·         Audit controles
• ·         Bestuurlijke gedragscode, normen, inclusief integriteit
• ·         Ondertekening en bevestiging van die catalogus elementen die voor het bestuur en LR van belang zijn
• ·         Evaluatie via een strak schema uitmondend in conclusies en besluit over 1,5 à 2 jaar.
• ·         Belangenbehartiging via de nieuwe Ledenraad (LR)
• ·         Samenstelling van bestuur als bestuurder van Buma/Stemra via profielschetsen (zie hierna punt 5. Profielschetsen en de profielschetsen in de bijlagen)
• ·         Bevoegdhedenverdeling tussen bestuur en directie via directiereglement

Hierbij  laat de interne herstructurering zich concretiseren in een zoveel mogelijk splitsen van ‘good governance’ (een zo onafhankelijk en  professioneel mogelijk bestuur) enerzijds en ‘belangenbehartiging’ (via een aparte ledenraad) anderzijds. Daarbij dient het bestuur het vertrouwen te krijgen/winnen van de leden/beroepsverenigingen om – zo onafhankelijk mogelijk (belangenoverstijgend) –  zijn bestuurlijke taak inclusief die richting de directie en de werkorganisatie uit te oefenen, zónder nog een ander informeel orgaan, zoals de huidige ‘RvT’, tussen het bestuur en de directie nodig te hebben.

b.Bestuursverkleining en representativiteit

Tegen die achtergrond van de hiervoor genoemde maatregelen zijn meer praktische aspecten als een hanteerbaar aantal bestuursleden  van bijv. 9, 10 of 12 wezenlijk minder belangrijk van aard:

• ·          in de eerste plaats wordt de bestuursstructuur ingrijpend gewijzigd door een bestuur te gaan vormen dat juist aan bepaalde kenmerken van de uitgangspunten inzake transparantie,  controleerbaarheid, voorkomen van schijn van belangenverstrengeling en terugwinnen van vertrouwen voldoet.
• ·         in de tweede plaats komt het zwaartepunt qua belangenbehartiging in de LR en commissies te liggen, en het zwaartepunt qua besturen van Buma/Stemra bij het bestuur, met profielschetsen om dat daadwerkelijk concreet  te maken en te realiseren.
• ·         in de derde plaats vindt er een herstructurering plaats in de bestuurlijke besluitvorming via de nieuw te creëren verhouding tussen bestuur, LR,  ALV en commissies via een herschikking van bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het gebied van advisering, voorbereiding en consultatie in concrete zaken.

Tegen de achtergronden van die gedachten is het ook van belang een vertrouwen wekkende representativiteit in het bestuur te incorporeren. Gelet op die achtergronden en ontwikkelingen, en rekening houdend met institutionele verwevenheid en gezamenlijke organisatiestructuur van de twee afzonderlijke rechtspersonen Buma en Stemra wordt voorgesteld – alle argumenten afwegende – het bestuur ook in kwantitatief opzicht te herstructureren en van 24 leden naar 12 leden + een onafhankelijk voorzitter te reduceren via benoeming van een nieuw bestuur op de gebruikelijke jaarvergadering die in 2012 plaats vindt op 16 mei.

Dit is het totale plaatje bestaand uit een heel palet aan elementen  dat naar het oordeel van het Buma/Stemra bestuur door de ALV aangenomen moet worden. D.w.z. los van de aantallen gaat het hier om een principebesluit inzake organisatiestructuur, besluitvormingsprocessen, met een representativiteit die leidt tot een bestuur van 12 + 1 personen : 8 auteurs, 4 uitgevers, 1 onafhankelijke voorzitter.

Voorop staat dat belangen in het bestuur nu al een minder grote rol gaan spelen omdat bestuursleden moeten voldoen aan profielschetsen, gedragscode,  e.d. (zie hierna punt 5 en ook de bijlagen met Profielschetsen voor bestuur resp. bestuursleden). Dit betekent dat men zich integraal als bestuurslid moet gedragen hetgeen mede kan bijdragen aan de gewenste scheiding tussen belangenbehartiging en besturen. Daar staat tegenover dat de belangenbehartiging bij de LR aan de orde kan komen en op basis van de desbetreffende adviezen vervolgens in de afgewogen besluitvorming van het bestuur tot uitdrukking komt, met in een eventueel uiterste geval bijvoorbeeld de mogelijkheid van ‘beroep’ op de ALV.

Beoordeling van deze herstructurering geschiedt via een evaluatie in 2014, te starten eind 2013, om na te gaan in welke mate de herstructurering aan de uitgangspunten en doelstellingen voldoet, met bijbehorende conclusies en adviezen (zie hierna punt 9. evaluatie)

4.Audit en visitatie

Via audits en visitaties wordt het externe onafhankelijke toetsingselement structureel in de bestuursstructuur ingebracht. Op deze wijze wordt extra toezicht aan het nieuwe bestuursmodel gekoppeld. De kwaliteit daarvan moet toetsbaar zijn. Dat kan via een audit over bijv:

• ·         de wijze van besturen
• ·         bestuurlijke besluitvorming
• ·         uitvoering
• ·         bestuurlijke processen
• ·         communicatiebeleid
• ·         de wijze waarop het bedrijf  transparante en alerte contacten met z’n leden onderhoudt.
• ·         bestuurlijke gedragscode (zie hierna punt 5.b. gedragscode en integriteitscommissie)

Daarnaast kan een visitatiesysteem bijdragen om ook naar buiten toe de transparantie te verdiepen. Naast interne kwaliteitscontroles via een interne audit commissie zal ook eens per 2 jaar een audit met externe auditors worden gehouden (bijvoorbeeld via een auditor die al bij een verwante organisatie ervaring heeft opgedaan).

De auditcommissie kan voorts rapport uitbrengen aan het bestuur, af te sluiten met aanbevelingen. Meer concreet is te denken aan het INK model en een 0-meting. Voorts zijn daar afspraken over te maken met het CvTA om bijv. overlap van onderzoeken en misverstanden te voorkomen. Onderzoek kan zich bijv. ook richten op vragen als: is het bestuur zelf-lerend qua gestelde doelstellingen. Dit dient mede om over 1,5 à 2 jaar te evalueren ook in de ALV (zie hierna punt 9. evaluatie).

Kortom: organisatorische ingrepen gericht op verbreding en verdieping van de externe en onafhankelijke elementen in de structuur. Voorts is er een onafhankeljjke voorzitter en komen er externen in de commissies (zie hierna punt 8. ledenraad en commissies).

Dit alles versterkt ook de inhoud en kwaliteit van de verantwoording van het bestuur in de richting van de ALV. Het totale pakket kan de discussie in de ALV intensiveren op hooflijnen, die er toe doen.

5.Profielschetsen in bestuur- en directiemodel, gedragscode

a.Profielschetsen

In het bestuur-directie model ligt de bestuurlijke verantwoordelijkheid bij het bestuur en is de directie verantwoordelijk voor de operationalisering van het bestuursbeleid en de directietaken als omschreven in de statuten (zoals leiding geven aan het buro, het bedrijf runnen, etc.).

Het bestuur dient als ‘team’ de uiteenlopende, soms tegenstrijdige belangen op verantwoorde wijze (te verantwoorden tegenover de leden/rechthebbenden) te kunnen afwegen.

Bovendien vervult het bestuur de rol van toezicht houden op de directie.

Het bestuur dient toezicht uit te oefenen in het belang van Buma/Stemra als geheel, rekening houdend met de verschillende belangen.

Deze toezichthoudende verantwoordelijkheid omvat in hoofdlijn: het adviseren van de directie, het goedkeuren van besluiten, het regelen van de besturing van de organisatie en het werkgeverschap (het bestuur als werkgever van de directie).

Het bestuur dient daarbij een goede balans te vinden tussen de bestuurlijke en de toezichthoudende verantwoordelijkheid (de aspecten van het zogenoemde one-tier board model).

Een goede profielschets voor het bestuur als geheel dient gebaseerd te zijn op ‘dat wat het bestuur nodig heeft om goed te kunnen functioneren’, gezien/rekening houdend met verschillende aspecten, zie bijlage Profielschets Buma/Stemra Bestuur.

Het is zaak onderscheid te maken tussen het profiel waaraan idealiter het bestuur als geheel zou moeten voldoen resp. het profiel waaraan een afzonderlijk bestuurslid zou moeten voldoen. Zo gelden kwalificaties als juridische resp. fiscale kennis als expertises voor een bestuur als geheel.

Zie voorts de profielschets voor kandidaat bestuursleden bedoeld voor het zoeken naar geschikte kandidaat-bestuursleden, zie bijlage Profielschets bestuurslid. Denk er bijv. aan dat een kandidaat zich er van bewust moet zijn dat Buma en Stemra twee verschillende rechtspersonen zijn met een zeker onderling spanningsveld. Kandidaten moeten zich er dus van bewust zijn en in staat zijn gescheiden verantwoordelijkheden te kunnen dragen.

Daarnaast zullen kandidaat bestuursleden moeten voldoen aan de Gedragscode, en dus  bijvoorbeeld niet tevens directeur van een omroep mogen zijn (zie hierna punt 5.b.Gedragscode en bijlage Gedragscode voor bestuursleden Buma/Stemra).

Daarbij gaat het niet alleen om algemeen geldende bestuurlijke kwalificaties maar ook om specifieke Buma/Stemra aspecten als:

• ·         kwalificeren als componist, tekstdichter, muziekuitgever in de zin van de statuten
• ·         tenminste een bepaalde professionele Buma/Stemra omzet genereren (auteurs  € 500 per jaar gedurende afgelopen 3 jaren en uitgevers € 5.000: prijspeil 2009).
• ·         zich er van bewust zijn dat Buma en Stemra twee verschillende rechtspersonen zijn met een zeker onderling spanningsveld. Kandidaten moeten zich er van bewust zijn en in staat zijn gescheiden verantwoordelijkheden te kunnen dragen.

b.Gedragscode en integriteitscommissie

Hierbij gaat het om bepalingen voor bestuursleden zoals de benoemings-/zittingstermijnen, het voorkomen van belangenverstrengeling (met name bij bestuursleden: niet in het bestuur van een ‘leverende’ of ‘concurrerende’ partner zitting hebben), ondertekening geheimhoudingsverklaring, het rapporteren over de uitkomsten van de functioneringsgesprekken, de evaluaties en de mogelijke verbeterpunten, etc..

De Gedragscode voor bestuur en bestuursleden staat in de bijlage “Gedragscode voor bestuursleden Buma/Stemra”.

Belangrijk is voorts dat Buma/Stemra een integriteitsbewaking kan laten zien waartoe een commissie voor  integriteit kan worden ingesteld.

6.Representativiteit in bestuur

Representativiteit van de diverse genres in het bestuur is – zoals dat nu al bij Stemra zo is – een aangelegenheid voor de auteursberoepsverenigingen  zelf (voorstel 8 zetels) en uitgeversberoepsverenigingen zelf (voorstel  4 zetels). De auteursberoepsverenigingen denken bijv. aan een 3:3:1:1 invulling (3 lichte muziek: 3 multimedia : 1 ernstige muziek : 1 tekstdichter):  dat is echter geen dwingend voorschrift. Hetzelfde geldt voor de uitgevers. Het bestuur vergadert circa 1 x per maand.

Kandidaten aandragen voor die nieuwe bestuurszetels kan aan de hand van de Profielschetsen en Gedragscode  (zie bijlagen) gedaan worden door de gezamenlijke kring van gebruikelijke auteurs-resp. uitgeversberoepsverenigingen aan de BenoemingsAdviesCommissie (BAC, zie punt 7 hierna). Kandidaatstelling door 10 leden is nog steeds mogelijk en geschiedt ook via de  BAC.  De BAC stelt aan de hand van de profielschets bestuur/bestuurslid, gedragscode, e.d.  een voordracht op ter benoeming van het eerste bestuur nieuwe stijl door de ALV op 16 mei 2012.  

Voorts is het de wens van het Buma-bestuur dat – net zoals nu al bij Stemra – auteurs op auteurs stemmen en uitgevers op uitgevers: dit vereist eerst een Buma statutenwijziging. Het bestuur zal dit meenemen in het totale pakket aan statutenvoorstellen aan de ALV van 16 mei a.s..

7.BenoemingsAdviesCommissie (BAC)

De BenoemingsAdviesCommissie (BAC) die een voordracht doet aan de ALV bestaat uit 5 personen: 1 onafhankelijke voorzitter, 1 uitgever, 2 auteurs, 1 statutair directeur. De auteurs en uitgevers in de BAC mogen geen kandidaat bestuurslid zijn, en komen bij voorkeur in de LR te zitten.

Kandidaten worden door de BAC getoetst op de gedragscode, statutaire eisen en de “verklaring omtrent het gedrag”. De profielschets voor het bestuur als geheel speelt  bij de toetsing van een individuele kandidaat geen doorslaggevende rol (behoudens wettelijke voorschriften en andere juridische verplichtingen). Datzelfde geldt voor de profielschets voor indviduele kandidaten die een belangrijke functie heeft bij het zoeken naar geschikte kandidaten. Eventuele bevindingen worden door de BAC met een vertegenwoordiger van de gezamenlijke beroepsgroep besproken.

8.Ledenraad en commissies

Voorgesteld wordt een aparte Ledenraad (LR) in te stellen bestaande uit 12 leden, waarvan 8 auteurs en 4 uitgevers. Voor de representativiteit, kandidaatstelling en voordracht door de BAC ter benoeming van leden van de LR door de ALV  geldt hier hetzelfde als bij het bestuur inclusief gescheiden stemming van auteurs op auteur en uitgevers op uitgevers (zie punt 6 Representativiteit). Zo wordt de LR als ‘belangenbehartiger van de leden/aangeslotenen’ samengesteld op basis van voordrachten van de gezamenlijke gebruikelijke beroepsverenigingen en eventuele kandidaatstelling van 10 leden. De BAC doet een voordracht en de benoeming berust bij de ALV van 16 mei 2012.

De Ledenraad heeft 2 taken:

a. advisering aan het bestuur

b. voorbereiding besluitvorming op de ALV

De LR bestaat dus uit 12 leden (8 auteurs en 4 uitgevers) en vergadert circa 8 à 10 per jaar waarvan 4 x met het bestuur. Leden van de LR krijgen een presentiegeld, evenals  commissieleden. De Ledenraad kiest een eigen voorzitter uit haar midden. De voorzitter van de LR geniet een geldelijke vergoeding.

Het bestuur benoemt alle commissies, want de commissies rapporteren aan het bestuur. Het bestuur kan ook overleggen met de LR over commissies, hun samenstelling en opdracht, maar heeft wel het laatste woord. Het bestuur kan zo bijvoorbeeld  in overleg met de LR over opdracht, voorzitterschap van welk bestuurslid, samenstelling uit gewone leden of leden van de LR bureaumedewerkers en/of externe deskundigen/onafhankelijken.  Een commissie bestaat uit maximaal 5 personen.  De commissies adviseren het bestuur over bijvoorbeeld reglementen, contracten, repartitiestromen, beleggingen, culturele doeleinden e.d..

Als bijvoorbeeld een beroepsvereniging aan het bestuur een onderwerp aankaart dat met belangenbehartiging in ‘oude’ zin te maken heeft kan het bestuur een commissie in stellen en overleggen met de LR of daar belangstelling voor is.

Voorbeeld:

Neem een in veelomvattend onderwerp inzake het repartitiereglement: het bestuur gaat in overleg met de LR om een commissie in te stellen en kan aangeven dat die commissie kan bestaan uit een bestuurslid, een paar leden (van de LR) een paar medewerkers e.d., en die commissie is dan te benoemen door het bestuur met bijbehorende opdracht.

Er is ook enige profielschets voor de leden van de LR en commissies nodig. Alsmede een gedragscode en geheimhoudingsverklaring analoog aan bestuursleden. Profielschets en gedragscode kunnen wellicht  straks in overleg met de LR worden opgesteld.

De LR kan diverse onderwerpen voorbereiden t.b.v. een efficiëntere ALV,  maar de ALV moet zelf, net zoals nu, alles bekrachtigen wat bij de ALV thuis hoort. Een ander geeft aan dat de LR wel inhoudelijk met het bestuur kan vooroverleggen, maar met behoud van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de ALV.

Tenslotte kan de LR ook zelf het initiatief nemen door het bestuur te adviseren een commissie te benoemen. ter advisering aan het bestuur. Een bestuurslid is voorzitter van een commissie, en vormt zo de schakel tussen LR en bestuur. De LR kan niet zelf commissies benoemen of opdracht geven of onderwerpen in/met het bedrijf onderzoeken.

Zoals gezegd heeft de LR een eigen voorzitter, is er 4 x per jaar een gezamenlijk overleg van bestuur en LR onder vergadervoorzitterschap van de onafhankelijke bestuursvoorzitter, in aanwezigheid van de directievoorzitter tenzij het onderwerp de directievoorzitter zelf betreft.

Een gemeenschappelijk secretariaat voor Bestuur en Ledenraad/Commissies draagt zorg voor een goede kwalitatieve ondersteuning; het bevordert ook coördinatie en samenhang in informatie en initiatieven.

De directie legt in principe verantwoording af aan het bestuur, terwijl het bestuur zich vooral dient te verantwoorden tegenover de ALV.

Daarmee is onderlinge verdeling van de taken en bevoegdheden van het bestuur, de LR, commissies  en de Directie op dit moment voldoende duidelijk beschreven en kunnen verdere afspraken de komende maanden vastgelegd worden in reglementen.

9.Evaluatie

Het belangrijkste is nu de eerste stap te zetten en vervolgens na 1,5 jaar, eind 2013 deze bestuurlijke structuur, in samenhang met de overige getroffen maatregelen, te doen evalueren middels een externe audit. Deze audit en evaluatie richt zich op, maar is niet beperkt tot de volgende punten:

• ·         wordt er echt bestuurd door het bestuur. Houdt het bestuur zich met de grote lijnen en belangen overstijgende zaken bezig;
• ·         werkt de belangenbehartiging via de Ledenraad. Wat vinden bijv. de beroepsverenigingen daarvan;
• ·         werkt de bestuurlijke verantwoording naar de leden toe. Staat het bestuur dichter op de directie namens de leden;
• ·         werkt het hele governance systeem. Is het effectief. Werkt de scheiding tussen besturen en belangenbehartiging.

In het kader van deze audit en gezien het belang van de inzichtelijkheid van dit proces voor de leden en aangeslotenen van Buma/Stemra verbindt het bestuur zich de resultaten van de audit, waarvan de uitslag onder andere bepalend zal zijn voor de omvang en samenstelling van het toekomstige bestuur, mede voorzien van een bestuurlijk advies, ter verdere besluitvorming voor te leggen aan de ledenraad en algemene ledenvergadering.

Het gaat om een evaluatie voor bestuur, directie, LR en ALV, op basis van een rapport (zie punt 3. audit), zodat de ALV er ook echt wat van kan vinden en een standpunt kan bepalen.

De vervolgbeslissing n.a.v. de evaluatie ligt  na 1,5 à 2 jaar ook bij de ALV, zoals thans de besluitvorming over de governance. Het gaat om een evaluatie met echte deadline, ALV mei 2014. Daaraan kan leiding gegeven worden door de onafhankelijke voorzitter in samenspraak met de commissies. Dat is dus een op zichzelf staand traject dat niet van bijv. het bestuur afhankelijk is. De evaluatie zal mede door externen gebeuren.

10.Diverse onderwerpen

a.Sociaal cultureel, Stichting Buma Cultuur

Stichting Buma Cultuur kan in de nieuwe constellatie niet meer bestaan uit bestuursleden van Buma/Stemra, want dubbelfuncties kunnen niet langer. Benoemend orgaan een samenstelling zijn punten die niet nu al behoeven te worden beslist en zijn iets voor de komende maanden. In het Buma/Stemra-bestuur leven gedachten om de bestuursleden van Buma Cultuur door de ALV te laten benoemen.

b.Positie verenigingen

Stemra heeft al sinds jaar en dag een bestuur van 8 auteurs en 4 uitgevers zonder genre earmarking. Voor de vorming van het nieuwe bestuur van Buma/Stemra is te denken aan voordrachten  vanuit de gezamenlijke kring van beroepsverenigingen van auteurs resp. uitgevers. Hetgeen betekent dat het huidige bestuur aftreedt en er een nieuw bestuur komt. Zoals aangegeven bij punt 6 (representativiteit in het bestuur) is het aan de gezamenlijke auteursberoepsverenigingen (resp. uitgeversberoepsverenigingen) om te beoordelen of en zo ja welke genres in welke verhouding  in het nieuwe bestuur horen.

Expertise over genres hoort vooral aan bod te komen in de LR en commissies. Te denken is aan genres zoals pop, media, ernstig, voorts een tekstdichter en uitgever (zie hierna punt 8. ledenraad en commissies).

De huidige financiële relatie met beroepsverenigingen is een  punt ter bespreking voor de komende periode.

c.Benoeming onafhankelijke voorzitter Buma/Stemra

De aangenomen motie nr 1 op de ALV van 23 mei 2011 wenst dat de ALV de voorzitter benoemt. De statuten voorzien daar nog niet in.  Dat kan in de toekomst, maar de huidige situatie dicteert dat het bestuur – conform de statuten – de onafhankelijke voorzitter benoemt.

d.zittingstermijn/rooster

De zittingstermijn voor bestuursleden wordt maximaal 2 x 4 jaar achter elkaar. Daarna aftreden en na 1 x 4 jaar weer herkiesbaar en dan begint het tellen opnieuw. Om te voorkomen dat het hele bestuur ineens moet aftreden moet er een rooster van aftreden komen. Ivm evaluatie na 1,5-2 jr worden de eerste bestuursleden benoemd voor de duur van 2 jaren.

11.Hoe nu verder: benoeming nieuw bestuur

Op 16 februari worden op de ALV de hiervoor beschreven hoofdlijnen van het bestuursmodel, het gebouw, neergezet. Vervolgens kunnen de statuten gedetailleerd worden uitgewerkt. In de periode tussen februari en mei  kan de onafhankelijke voorzitter met de BAC een voorstel met bestuurskandidaten opstellen voor benoeming op de ALV van 16 mei 2012.

De besturen hebben op de GBSb van 8 februari besloten de bestuurszetels ter beschikking te stellen per de datum van benoeming van het nieuwe bestuur, d.w.z. op de ALV van 16 mei dan wel een andere datum dat een nieuw bestuur Buma en Stemra zal zijn benoemd, als onderdeel van de statutenwijzigingsvoorstellen die ter goedkeuring aan de ALV van 16 mei worden voorgelegd.

Met ALV wordt in deze notitie zowel de Buma ledenvergadering als de Stemra vergadering van aangeslotenen bedoeld, tenzij duidelijk anders aangegeven.

12.Voorstel aan de algemene vergadering van Buma/Stemra op 16 februari 2012

De Leden en Aangeslotenen van Buma/Stemra in vergadering bijeen op 16 februari 2012

Gelezen de voorstellen van het Bestuur d.d. 8 februari 2012 en gehoord de overwegingen van het Bestuur en de verdere argumenten ter vergadering als redengevend voor de reorganisatie van het proces van beleids- en besluitvorming en de bestuurlijke structuur van B/S;

BESLUIT tot

-           Invoering van het kwaliteitsmodel van bijv. het Instituut Nederlandse Kwaliteit als waarborg voor en ter versterking van een interne en externe bedrijfsvoering, gericht op resultaten en op voortdurende verbetering en vernieuwing in interactie met Leden, verdere stakeholders en maatschappelijke omgeving;

-           Tot de oprichting van een Ledenraad als verbindend orgaan tussen Bestuur en ALV en als adviserende instantie ten behoeve van het Bestuur op onderwerpen en thema’s die het Bestuur of de Raad daartoe dienstig oordeelt en ter voorbereiding van de besluitvorming op de ALV; de vergadering ondersteunt de oprichting van deze Ledenraad mede uit een oogpunt van scheiding tussen het proces van belangenbehartiging en de zuiverheid van het bestuurlijk  proces.

-           De invoering van een bestuurlijke gedragscode voor toekomstige bestuurders van B/S;

-           Uit overwegingen van good governance en pragmatisme het aantal bestuursleden terug te brengen naar 12 (8 auteurs en 4 uitgevers) + een onafhankelijke voorzitter;

-           Eind 2013 deze bestuurlijke structuur, in samenhang met de overige getroffen maatregelen, te doen evalueren middels een externe audit over  diverse punten verband houdend  met de vraag in welke mate de herstructurering aan de uitgangspunten en doelstellingen voldoet, met bijbehorende conclusies t.b.v. definitieve adviezen en beslissingen door de Bestuur, Ledenraad en ALV d.w.z. over een veel breder aandachtsgebied dan alleen de omvang en samenstelling van het bestuur van Buma/Stemra;

-           De vergadering neemt met instemming kennis van de hoofdlijnen van de voorstellen van het Bestuur d.d. 8 februari

-           De vergadering neemt met instemming en onder dankzegging voor alle bewezen diensten kennis van het besluit van het Buma/Stemra-bestuur om de bestuurszetels ter beschikking te stellen op het moment dat het nieuwe Bestuur is verkozen en benoemd als onlosmakelijk onderdeel van een totaalpakket aan statutenwijzigingsvoorstellen zoals dat op 16 mei 2012 aan de ALV ter goedkeuring zal worden voorgelegd.

-           De vergadering verzoekt de voorzitter a.i. te dier zake het nodige te verrichten en zich daarbij te doen bijstaan door een BenoemingsAdviesCommissie

- een en ander conform bovenstaande voorstellen van het Bestuur d.d. 8 februari 2012.

Hoofddorp, 8 februari 2012

The post Voorstel nieuwe bestuursstructuur en governance op hoofdlijnen appeared first on Buma/Stemra.

Agenda en vergaderstukken
Aanvang, locatie en de vergaderstukken worden uiterlijk donderdag 2 februari 2012 op de portal van Buma/Stemra bekend gemaakt.

Als u zich nog niet heeft aangemeld
Wilt u de extra vergadering bijwonen, dan kunt u dat t/m maandag 13 februari 2012 via deze link kenbaar maken.

Machtiging bij verhindering
Als u niet zelf naar de vergadering kunt komen om te stemmen, kunt u een mede-Buma-lid c.q. mede-Stemra-aangeslotene machtigen om namens u te stemmen. U kunt uw stem alleen overdragen aan een mede-Buma-lid c.q. mede-Stemra-aangeslotene die hetzelfde stemrecht heeft. Een Buma stem kan dus alleen worden overgedragen aan iemand die ook Buma stemrecht heeft. Een auteur machtigt een auteur, een uitgever machtigt een uitgever. De gemachtigde mag slechts één persoon vertegenwoordigen. Een machtigingsformulier kunt u van de Portal downloaden onder Vragen / Download documenten / Extra info voor Leden. Het door u ingevulde machtigingsformulier moet uiterlijk maandag 13 februari 2012 door ons zijn ontvangen.

The post Extra vergaderingen Vereniging Buma en Stichting Stemra op 16 februari 2012 appeared first on Buma/Stemra.

Het is ook mogelijk om hier automatisch een versie in CSV (Excel formaat) te ontvangen! Dat kan heel handig zijn om snel en gemakkelijk bepaalde gegevens inzichtelijk te maken. Bovendien staan er in een CSV-versie nóg meer relevante gegevens!

Wilt u dat ook? Laat het ons dan s.v.p. weten via bsportal@bumastemra.nl, of neem contact op met de afdeling Ledenservice:

Tel.        023-799 7889
E-mail. info@bumastemra.nl

The post Uw afrekenspecificaties ook standaard in CSV appeared first on Buma/Stemra.